BETRIEBSRAT DES THEATERS KREFELD UND MÖNCHENGLADBACH gGMBH

Handout zur neuen Dienstticket-Regelung

Erklärung der Geschäftsführung

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1. Warum müssen wir eine neue Dienstticket-Regelung haben?

Bei der im Herbst 2017 durchgeführten Lohnsteuer-Außenprüfung wurde festgestellt, dass der Wert der Freikarten bzw. Mitarbeiterkarten einen Rabatt darstellt. Dieser Wert ist zusätzlicher Arbeitslohn in Form eines sogenannten Sachbezuges und ist steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Das Lohnsteuerrecht sieht, unter Anerkennung der engen Verknüpfung der Mitarbeiter zum Betrieb (Theater) einen persönlichen Rabattfreibetrag i.H.v jährlich 1.080 € vor. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass JEDE an Mitarbeiter ausgegebene Freikarte bzw. Mitarbeiterkarte mit Ihrem betragsmäßigen Wert (Rabatt) erfasst und diese Werte im jeweiligen Lohnkonto eines jeden Mitarbeiters nachweisbar geführt werden. Aus diesen Aufzeichnungen ist dann unter Beachtung des persönlichen Rabattfreibetrages eine monatliche Lohnsteueranmeldung zu erstellen.

Bei einer Überschreitung des persönlichen Rabattfreibetrages sind die überschießenden Sachbezugswerte bei der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung dieses betreffenden Mitarbeiters einzubeziehen und unterliegen somit der Lohnsteuer und der Sozialversicherung. Für den Zeitraum der durchgeführten Lohnsteuer-Außenprüfung lagen diese gesetzlich vorgeschriebenen Einzelaufzeichnungen nicht vor.

Die Theaterleitung hat sich mit dem Finanzamt auf einen Pauschalwert hinsichtlich der steuerpflichtigen Sachzuwendungen geeinigt. Diese Sachzuwendungen stellen Geschenke dar. Da diese nicht von jedem einzelnen Beschenkten versteuert worden sind, war eine Versteuerung nachzuholen.

Daraufhin wurde eine pauschale Lohnsteuer mit Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer vom Finanzamt i.H.v. rd. 50.000 € festgesetzt, die vom Theater übernommen wurden.

Die bei der Lohnsteuer-Außenprüfung festgestellten Zuwendungen/Geschenke wurden zwischenzeitlich auch dem Sozialversicherungsträger (Deutsche Rentenversicherung) angezeigt. Eine vom Theater zu übernehmende Beitragsnachforderung für Kranken-, Renten- Pflege- und Arbeitslosenversicherung etc. steht noch aus.

Somit wurde erreicht, dass für die „Geschenke“ nicht noch nachträglich durch jeden einzelnen Empfänger Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträge zu leisten sind. Die vom Gesetzgeber zwingend geforderten besonderen Einzelaufzeichnungs- und Mitteilungspflichten über die ausgegebenen Zuwendungen (Freikarten) sind nicht leistbar. Die Lösung hierfür heißt: Befreiung von der Aufzeichnungspflicht!

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2.1 Welchen Weg wollen wir gehen?

Um den persönlichen Rabattfreibetrag i.H.v. jährlich 1.080 € vollumfänglich auszunutzen, ist es erforderlich eine entsprechend neue Dienstticket-Regelung zu erstellen. Damit soll gleichzeitig eine Befreiung von der Aufzeichnungspflicht jedes einzelnen Vorganges beim Finanzamt beantragt werden. Dies‘ würde zu einer erheblichen Arbeitserleichterung und zu weniger Arbeitsaufwand führen.

Um dies zu erreichen werden grundsätzlich 5 Arten von Tickets unterschieden:

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a. Dienstplätze

Für den in der Dienstticket-Regelung aufgeführten Personenkreis wird ein fester Dienstplatz eingerichtet. Diese Dienstplätze sind zur Ausübung der jeweiligen Theatertätigkeit zwingend notwendig und stellen keine Rabattierung bzw. Zuwendung/Geschenk dar.

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b. Dienst-Ticket

Auf der Basis der Einigung mit der Lohnsteuerprüferin wurde ein abschließender Personenkreis festgelegt, für den auf Antrag jeweils 1 Dienst-Ticket ausgestellt werden kann.

Dieser Personenkreis wurde stark eingegrenzt. Dazu gehören auch:

  • Mitglieder des Aufsichtsrates und ihre Stellvertreter
  • Mitglieder der Kulturausschüsse der Trägerstädte
  • Begleitpersonen von Kindern, die in der jeweiligen Vorstellung mitwirken
  • Auszubildende des Theaters (inkl. Mitglieder des Opernstudios)

Dabei wurde auf den unmittelbaren dienstlichen Zusammenhang und die ausübende Tätigkeit abgestellt. Das Dienst-Ticket ist wie vor unter a. „Dienstplätze“ aufgeführt nicht als rabattiertes Ticket bzw. Zuwendung/Geschenk zu behandeln.

Die bisherige Regelung, dass alle Mitglieder der Besetzungsliste bei Premieren Dienst- Tickets erhalten, wurde gestrichen, da Darsteller/Dirigenten/Musiker/etc. die auf der Bühne bzw. dem Podium stehen nicht gleichzeitig dienstlich im Zuschauerraum sein können. Hierfür wurde jedoch unter der Textziffer 4.1.1. die Möglichkeit des vorrangigen Erwerbes eines Mitwirkenden-Tickets zu einem angemessenen Preis geschaffen.

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c. Mitarbeiterticket

Für freigegebene Vorstellungen (Tz. 4.2.) wird je Mitarbeiter nur noch jeweils 1 Ticket für den persönlichen Gebrauch gegen Vorlage des Theater-Mitarbeiterausweises ausgegeben. Der Preis hierfür wird ab 2018/19 auf 6,00 € angehoben und erhöht sich jährlich um 2,00 € bis 2020/21 auf 10,00 €. Das entspricht in etwa dem Preis einer Kino- Karte.

Da für dieses Mitarbeiterticket weder ein Anspruch auf Reservierung noch auf einen gezielten Sitzplatz besteht, tritt das Interesse des Theaters zur umfassenden, spartenübergreifenden Informationsmöglichkeit über das Theaterangebot und zum Auffüllen der Vorstellung in den Vordergrund. Daher kann der Wert dieses Tickets mit einem Durchschnittspeis ermittelt werden. Bei einer Modellrechnung wird nur unter Berücksichtigung dieses Durchschnittspreises (abzgl. Mitarbeiterticketpreis z.B. 6,00 €) der Rabattfreibetrag eingehalten und nicht überschritten werden. Die Befreiung von der Aufzeichnungspflicht durch das Finanzamt (§ 4 Abs. 2 Nr. 3 LStDV) ist eingeleitet und nur bei uneingeschränkter Umsetzung möglich.

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d. Freikarte bzw.„0€-Ticket“

Eine Freikarte bzw. „0 € Ticket“ wird nur ausgestellt wenn nachfolgende Sachgründe vorliegen:

  • zu Werbezwecken
  • im Einzelfall als Wiedergutmachung (z.B. Kulanz)
  • Theater Krefeld und Mönchengladbach gGmbH
  • Neubürger (Werbung)
  • Presse (berufliche Berichterstattung)
  • Theaterscouts (Werbemaßnahmen)
  • Urheber, Verleger, Verwertungsgesellschaften u.ä., im Rahmen der vertraglichen Vereinbarung
  • Mitarbeiter der ZAV-Künstlervermittlung
  • Begleitpersonen von Schwerbehinderten (lt. Ermäßigungstatbestand – AGB)
  • bei Gruppenbuchungen jede 30. Karte (lt. Ermäßigungstatbestand - AGB)
  • Sachspendenfreikarte (Tz. 6 Ausnahmeregelung)
  • Theatergemeinde-Freikarten zu Werbezwecken

Unter den oben genannten Voraussetzungen stellen diese Freikarten keine Zuwendung und auch kein Geschenk dar. Damit besteht hierfür auch keine Steuerpflicht.

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e. Ehrenticket

Für die Ehrenmitglieder des Theaters und für repräsentative Einladungen der Geschäftsführung nach der Ausnahmeregelung (Tz. 6) werden Ehrentickets ausgestellt. Für diese Ehrentickets übernimmt das Theater die Lohnsteuer nach § 37b EStG. Hierüber sind gesonderte Grundlagenaufzeichnungen zu erstellen, woraus der Wert des jeweiligen Ehrentickets hervorgeht um dann als Bemessungsgrundlage für die monatlich fällige Lohnsteuer zu dienen.

Deshalb tragen diese Tickets zwingend den Aufdruck:

„Die auf die Zuwendung erhobene Pauschalsteuer gem. § 37b EStG wurde vom Theater Krefeld und Mönchengladbach gGmbH übernommen.“

Dadurch werden die Empfänger der „Geschenke“ vor der Verfolgung eines möglichen Fehlverhaltens (Steuerhinterziehung) – einer aus Unwissenheit nicht erfolgten Erklärung des Geschenkes im Rahmen der persönlichen Einkommensteuererklärung – geschützt!

Für die unter oben aufgeführten Tickets ist grundsätzlich wie bisher jeweils ein Antrag für ein Dienst-/Mitarbeiterticket nach neuem Muster einzureichen.

Nach Ausscheiden aus dem aktiven Beschäftigungsverhältnis beim Theater entfällt der Anspruch auf ein Dienst- bzw. Mitarbeiterticket.

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2.2 Welche Voraussetzungen sind für die Befreiung von der Aufzeichnungspflicht unbedingt notwendig?

Die Befreiung von der Aufzeichnungspflicht durch das Finanzamt hängt maßgeblich von der strikten Umsetzung der wie vor ausgeführten Regelungen ab. Diese basieren auf dem Konstrukt der Definition des Mitarbeiter-Tickets zur spartenübergreifenden Informationsmöglichkeit und als „Auffüll-Ticket“, das nur dadurch mit einem Durchschnittspreis und nicht mit dem tatsächlichen Sitzplatzpreis anzusetzen ist. Dadurch wird die Grenze des Rabattfreibetrages eingehalten.

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3. Welche Konsequenzen hat die neue Regelung?

Die in der Vergangenheit großzügig ausgeübte Vergabe von Dienst-, Frei- und Mitarbeitertickets wird stark eingeschränkt.

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Die vorgenannte neue Einteilung und Vergabe der Tickets hat Konsequenzen für alle Beschäftigten des Theaters, insbesondere für die Führungsebene, die Künstler lt. Besetzungsliste, die Aufsichtsrats-Mitglieder, die Mitglieder der Kulturausschüsse der jeweiligen Städte und die ehemaligen Beschäftigten:

  • Partnertickets sind NICHT mehr KOSTENLOS.
  • Mitwirkende der Produktion lt. sogen. „Besetzungsliste“ erhalten nicht mehr automatisch kostenlose Dienst-Tickets. Dies ist mit der Definition des Dienst-Tickets nicht vereinbar (siehe oben unter 1.2. b)

-> Dafür kann der Mitwirkende vorrangig für die Premiere der Produktion, bei der er mitwirkt ein Mitarbeiterticket erhalten (s. Tz. 4.1.1. der neuen Regelungen).

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  • Der Orchestervorstand erhält entsprechend der vorgenannten Änderung für die Besetzungsliste auch keine kostenlosen Tickets mehr, sondern vorrangig Mitarbeitertickets (nach Tz. 4.1.2. der neuen Regelung -> max. 8 Tickets je Stadt insgesamt, je Siko- /Chorkonzertserie).
  • ehemalige Beschäftigte bekommen KEINE kostenlosten Freitickets mehr.

-> eine Wertschätzung der beruflichen Leistungen kann in anderer Form erfolgen, z.B. durch Einladungen zu öffentlichen Proben, Theaterfesten, Abo-Cocktail o.ä., bevorzugte Zusendung von Infos über die Tätigkeiten des Theaters.

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Damit auch weiterhin die Partner bzw. die Angehörigen der Kolleginnen und Kollegen die Vorstellungen des Theaters besuchen können, wird ein neues Ticket eingeführt:

 sale-ticket (Arbeitstitel: 10 €-ticket). Dieses ist für den vorgenannten Personenkreis (Mitarbeiter) in „haushaltsüblicher Menge“ (ca. 4 - 5 Stck.) zum Preis von 10,00 € in der Spielzeit 2018/19 erhältlich. Damit das Erfordernis eines angemessenen Preises erfüllt wird, der in etwa dem Preis einer Kinokarte entspricht, ist es notwendig, den Preis von 10 €, auf 12 € in 2019/20 nach 15 € in 2020/21 anzuheben. Das Ticket ist erst ganz kurz vor der Vorstellung (im Rahmen der Freigabe durch den Vertrieb) verfügbar, ist nicht übertragbar und sofort zahlbar. Der Umtausch ist ausgeschlossen. Darüber hinaus dient es der zusätzlichen Werbung für das Theater.

Die Ausgabe von „Ehrentickets“ z.B. an Ehrenmitglieder des Theaters sind einzeln mit Ihrem Wert (= Wert des Sitzplatzes lt. Preistabelle) aufzuzeichnen und führen zwangsläufig zu einer Pauschalen Lohnsteuer nach § 37b EStG. Der Zusatz hinsichtlich der Übernahme der Pauschalsteuer nach § 37b EStG ist ein fester Bestandteil dieses Tickets. Nur damit ist die gesetzliche Verpflichtung zur Unterrichtung des Empfängers erfüllt.

Bei Ausübung der Ausnahmegenehmigung der Geschäftsführer nach Tz.6. der neuen Regelung hinsichtlich der Ausstellung eines der o.a. 5 Ticketarten wird, wenn dies nicht anders gekennzeichnet ist, grundsätzlich von einem Ehrenticket ausgegangen.

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4. Welche Konsequenzen entstehen, wenn die neue Regelung NICHT wie vorgeschlagen verabschiedet wird?

Eine nicht oder nicht vollständige Umsetzung der neuen Regelungen hätte nachfolgende Konsequenzen:

Variante I - Keine Übernahme der Lohnsteuer nach § 37b EStG durch das Theater

Für jedes ausgegebene Freiticket ist der tatsächliche Wert des Sitzplatzes zu ermitteln, mit dem Datum der Ausgabe des Tickets einzeln aufzuzeichnen, und monatlich bei den Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen jedes Einzelnen unter Einbeziehung des Rabattfreibetrages individuell zu berücksichtigen. Die Aufzeichnungen müssen eine leichte und eindeutige Überprüfbarkeit ermöglichen. Die sich auf den Wert der Freitickets ergebenden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge sind von jedem Beschäftigten zu tragen.

Jedem einzelnen nicht beim Theater Beschäftigten sind die Werte der an sie ausgegebenen Freitickets zur individuellen Versteuerung in deren Einkommensteuererklärung mitzuteilen.

Variante II – Übernahme der Lohnsteuer nach § 37b EStG durch das Theater

Die wie unter Variante I aufgeführten Aufzeichnungen sind zu führen. Gleichzeitig sind seitens des Theaters in den monatlichen Lohnsteueranmeldungen und den Beitragsnachweisen die Zuwendungen und die darauf entfallenden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge anzumelden und abzuführen.

Es ist mit jährlichen Kosten von rd. 24.000 € zu rechnen.

Die Übernahme der Steuern nach § 37b EStG und der Sozialversicherungsbeiträge durch das Theater ist per Aushang am Schwarzen Brett allen Beschäftigten kund zu tun.

Jedem einzelnen nicht beim Theater Beschäftigten ist schriftlich mitzuteilen, dass die Steuern nach § 37b EStG für die an sie ausgegebenen Freitickets vom Theater übernommen worden sind.

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Festzuhalten ist, dass durch eine Nicht- bzw. Teil-Umsetzung eine Belastung des Theaters, oder in der o.a. Variante I der Beschäftigten mit Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen erfolgt.

Darüber hinaus ist die Erfüllung der Einzelaufzeichnungs- und Mitteilungspflicht über die ausgegebenen Zuwendungen (Freikarten) nicht ohne zusätzliches Personal in der Verwaltung zu bewerkstelligen. Es wird davon ausgegangen, dass der Arbeitsumfang mind. eine 0,5 Stelle erforderlich macht.

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Fragenkatalog zur neuen Dienstticket-Regelung:

zu Tz. 2.1.1.

Kann eine Zusammenfassung erfolgen, oder ist es als Arbeitserleichterung für die Theaterkassen so zu belassen

Nein, das ist nur so an den Theaterkassen zu bearbeiten.

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zu Tz. 2.3.

Abruf der Dienstplätze bis spätestens 3 – 7 Tage

Bleibt Regelfall; Ausnahme gilt für ausgesuchte Vorstellungen. Dort werden keine Dienstplätze reserviert.

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zu Tz. 5.3.1.

Freikartenkontingent für Werbezwecke 300 Stck. oder mehr/weniger; sollte hierüber eine Aufzeichnung der Verwendung erfolgen.

Ja. Die Werbeabteilung zeichnet auf, wofür diese Freikarten ausgegeben werden.

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zu Tz. 5.3.3.

Freikartenkontingent für TheaterGemeinde zu WERBEZWECKEN 5% -> Kommt bei nächste Gelegenheit auf den Prüfstand, spätestens bei Vertragsänderung bzw. -Ergänzung

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zu Tz. 6.

Die Ausnahmegenehmigung führt grundsätzlich zur Auslösung der Aufzeichnungs- und Lohnsteuerpflicht und ggf. zu Sozialversicherungsbeiträgen (nur für Mitarbeiter); wie kann eine andere Kennzeichnung z.B. als Dienstticket erfolgen? -> mittels „Dienst-/Mitarbeiter- Antrag“? -> Es wird ein neuer Vordruck „Dienst- und Mitarbeiterticket – Antrag“ erstellt. Hier kann zukünftig die genaue Bestimmung gekennzeichnet werden.

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>Dienstticket-Regelung komplett pdf

>Dienstticket-Antrag pdf

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